5 étapes pour gérer la conduite du changement en digital

Avec l’évolution des technologies, toutes les entreprises investissent de plus en plus dans la digitalisation de leurs processus. C’est ce que l’on appelle la 4ème révolution industrielle ou usine du futur : c’est une nouvelle façon d’organiser les moyens de production par l’intégration de nouvelles technologies à la chaîne de valeur de l’entreprise. La transformation numérique repose sur des fondamentaux qu’il faut bien définir afin de la mener convenablement :

• 1. Une stratégie précise, avec des objectifs clairs
• 2. Une conception basée sur l’utilisateur, qui est personnalisée en fonction des attentes
• 3. L’intégration de logiciels, de plateformes ou encore de nouvelles technologies, qui viennent s’inscrire dans cette démarche et permettent de l’harmoniser au sein de la société.

Quelles sont les étapes du management du changement avec la digitalisation ?

Étape 1 – La préparation

Il est à noter que la conduite du changement est un point clé dans le processus de digitalisation. En effet, la clé de la réussite réside dans le management des équipes : mettre l’humain au cœur du projet. De nombreuses études démontrent que tout changement va impliquer de l’incompréhension et des incertitudes chez les personnes présentes depuis un certain temps dans la société, et qui avaient trouvé un « équilibre » dans leur quotidien. L’idée d’un processus de digitalisation réussi est de faire en sorte qu’ils soient intégrés au projet, et qu’ils émettent un maximum d’idées afin de s’intégrer complètement dans cette nouvelle démarche. Sans cette implication générale, la transformation numérique va perdre sons sens, et ne pas aboutir aux résultats escomptés.

Les objectifs de cette première phase sont donc de motiver les acteurs du changement de la transformation numérique, et également anticiper les risques qui y sont liés.

Étape 2 – La définition

Pour cette seconde phase, elle implique donc la définition des résultats désirés, ainsi que la conception de l’expérience utilisateur via les nouvelles technologies intégrées. Il faut définir les éléments de la solution avec l’ensemble des paramètres, et également un fil conducteur pour piloter la démarche. L’un des principaux éléments est la mise en place de réunions régulières du pilotage de la performance avec les différents acteurs. Pour ce faire, il faut en amont sensibiliser les acteurs à une gestion du changement qui intègre la nouvelle stratégie digitale (en termes d’objectifs, d’indicateurs de la performance, de vision à long terme). Le but sera donc d’identifier les principaux points qui permettront de mener à bien la politique de changement pour les acteurs identifiés, en fonction bien évidemment de leurs rôles et leurs responsabilités.

Étape 3 – L’esthétique

L’esthétique, ou le design est un point crucial lors de l’instauration de la transformation digitale. En effet, lors de la phase de conception, on définit un plan précis de transformation numérique qui inclut la modélisation des données, et permet de regrouper l’ensemble des parties prenantes avec une vision d’ensemble. Pour ce faire, il est nécessaire de renforcer les rôles de l’équipe et des parties prenantes dans cette démarche. L’instauration d’un plan du changement avec des indicateurs de performance mesurables permet donc de mesurer le déploiement, cela s’appuie sur la stratégie digitale définie. Un autre élément clé est le plan de formation à la transformation digitale, car c’est lui qui permet d’apporter la bonne compréhension de la démarche et rendre les acteurs autonomes pour piloter ce changement. L’objectif à terme est donc de créer un plan d’action stratégique global, à l’aide de plans d’actions associés par thématiques, réalistes et mesurables dans le temps, avec des délais bien définis.

Étape 4 – Mise en place en analyse

La gestion de la conduite du changement se décompose en plusieurs étapes : tout d’abord la création, puis la construction et enfin la vérification. Ces étapes sont la suite logique l’instauration de la transformation numérique. Avec des outils de gestion de projet qui permettent de définir des plans d’actions et des tâches, les progrès sont faciles à mesurer. Le fait de définir un environnement exclusif pour la gestion de projet « force » la collaboration et les échanges entre les responsables du changement, les chefs de projets, et l’ensemble des acteurs du changement. Les activités lors de ces réunions sont les suivantes :

• 1. Séquencer les tâches et les répartir entre les différents acteurs
• 2. Faire un point sur les tâches assignées dans un environnement de gestion de projet global et partagé par les différents services
• 3. Faire le lien entre la volonté de changement, ses directives, et la réalité technique de son développement
• 4. Définir des séances de travail régulières pour valider la pertinence des plans d’actions définis
• 5. Suivre et traiter attentivement l’ensemble des tâches qui découlent des plans d’actions.

Étape 5 – Lancement

La phase de lancement est tout bonnement primordiale : il faut conduire le changement avec l’adoption de nouveaux outils numériques. Si le management du changement a été étroitement corrélé avec la transformation numérique, les acteurs doivent déjà avoir l’ensemble des billes pour mener à bien cette évolution des processus. Cela implique donc que toutes les activités de pré-lancement sont déjà mises en place, les acteurs du changement sont correctement formés, et les processus opérationnels ont été adaptés pour incrémenter les données des utilisateurs, et ainsi profiter de la centralisation des informations grâce à la digitalisation. L’idée est donc d’organiser la structure de la manière la plus adéquate afin que la transformation digitale prenne son sens, et surtout que l’ensemble des parties prenantes soient acteurs de ce changement.

Pour résumer

La transformation numérique est un tournant dans la vie des entreprises. Elle se révèle au fil des années nécessaire de par les possibilités infinies d’évolution qu’elle permet, elle peut même être « la clé de la survie » dans certains cas. Cela dit, cela reste une opération délicate, qui nécessite beaucoup de travail en amont et de restructuration des processus ; un management du changement efficace est également un des points clé qui conditionne la réussite. Les plans de transformation doivent être très précis, suivis attentivement, et périodiquement contrôlés pour rester parfaitement pertinents. Un plan de transformation réussi réside donc dans l’implication des acteurs du changement à utiliser un management digital ainsi que des outils numériques instaurés pour créer une réelle valeur ajoutée grâce au digital.