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L’intégration du Gemba Walk avec SESA CHECK

SESA CHECK est une solution numérique qui simplifie et optimise la mise en œuvre du Gemba Walk. Voici comment cet outil peut transformer votre pratique :

1. Planification simplifiée

• Gestion complète du processus d’audit : SESA CHECK vous accompagne à chaque étape, de la préparation des visites à la génération de rapports détaillés.
• Création de checklists personnalisées : Adaptez les checklists aux objectifs spécifiques du Gemba Walk, qu’il s’agisse d’audits 5S, SMED, ou de sécurité.

2. Collecte et documentation des données en temps réel

• Collecte de données intuitive : Utilisez l’application mobile pour saisir des observations en temps réel, même hors ligne.
• Prise de photos et ajout de commentaires : Documentez les problèmes identifiés avec des preuves visuelles et des annotations précises.
• Standardisation des formulaires : Les audits réalisés lors du Gemba Walk sont structurés et conformes à vos procédures internes.

3. Suivi et analyse des actions

• Suivi de l’avancement des audits : Visualisez en temps réel l’état des actions correctives pour assurer leur bonne exécution.
• Tableaux de bord analytiques : Analysez les résultats des observations et détectez de nouvelles opportunités d’amélioration grâce à des indicateurs dynamiques.

4. Traçabilité et collaboration renforcées

• Historique consolidé : Consultez les rapports et les observations passées pour mieux comprendre les tendances.
• Remontée sur SESAHUB : Partagez les résultats, rapports et plans d’action avec vos équipes pour une collaboration fluide.

1. Définir un objectif clair

Avant de vous rendre sur le terrain, il est essentiel de définir l'objectif de votre Gemba Walk. Cela signifie comprendre ce que vous souhaitez accomplir : observer les processus, identifier des opportunités d'amélioration, écouter les retours des employés ou encore valider des hypothèses. L'objectif doit être précis et mesurable. Par exemple, vous pouvez vouloir observer comment un processus particulier fonctionne, ou bien évaluer l'adhésion des équipes à une nouvelle procédure. Un objectif clair permettra de concentrer l'attention sur les éléments les plus importants et d'orienter les discussions avec les équipes.

Conseils :

• Impliquez les parties prenantes dans la définition des objectifs.
• Assurez-vous que l'objectif soit en lien avec la stratégie de l'entreprise.
• Priorisez les zones ou processus les plus critiques.

2. Planifier la visite

Une bonne planification est essentielle pour tirer le meilleur parti de votre Gemba Walk. Cette étape consiste à choisir le bon moment pour la visite, identifier les personnes clés à rencontrer et définir l’itinéraire à suivre. Prenez également en compte les contraintes opérationnelles : la production, les horaires des équipes, etc. La planification doit être suffisamment flexible pour s’adapter aux imprévus tout en restant centrée sur les objectifs définis.

Conseils :

• Coordonnez-vous avec les responsables des départements concernés pour ne pas perturber leur travail.
• Déterminez un créneau où les activités sont représentatives du quotidien de l’équipe.
• Prévoyez une durée raisonnable pour ne pas nuire à la productivité.

3. Communiquer avec les équipes

La communication avant, pendant et après le Gemba Walk est cruciale. Avant la visite, informez les équipes de votre démarche, expliquez l'objectif de votre présence et montrez que vous êtes là pour observer et comprendre, pas pour juger. Pendant la visite, assurez-vous de maintenir un dialogue ouvert et de faire preuve d'écoute active. Encouragez les employés à partager leurs préoccupations, leurs suggestions et leurs observations. Cette étape permet de renforcer la confiance et d’impliquer les collaborateurs dans le processus d’amélioration continue.

Conseils :

• Expliquez les raisons de la visite et la façon dont elle s'inscrit dans l’amélioration continue.
• Rassurez les employés en précisant que ce n'est pas un contrôle, mais une observation.
• Adoptez une posture d’écoute, sans jugement.

4. Observer et ne pas contrôler

L'une des règles fondamentales d'un Gemba Walk est l'observation sans interférer dans les activités. Vous devez être un observateur objectif, ne pas intervenir directement ni imposer de changements sur le terrain pendant votre visite. Le but est de comprendre le fonctionnement réel du processus et de recueillir des informations sur les défis rencontrés par les équipes. Restez discret, observez le flux de travail, l’ergonomie des postes, les interactions entre les employés, et notez les problèmes ou obstacles éventuels. Évitez de poser trop de questions pendant la visite pour ne pas perturber le travail en cours.

Conseils :

• Restez neutre et détaché dans vos observations.
• Ne modifiez rien pendant la visite ; les changements viendront après.
• Concentrez-vous sur les processus, les outils, les comportements et les résultats.

5. Documenter vos observations

L’une des étapes les plus importantes du Gemba Walk est la documentation. Prenez des notes détaillées de vos observations : points forts, problèmes rencontrés, suggestions des employés, et opportunités d’amélioration. Il est crucial de capturer les éléments factuels et de bien organiser les informations recueillies pour pouvoir les analyser ensuite. Des photos ou des vidéos peuvent être utiles pour appuyer vos observations. Veillez à conserver une trace écrite qui pourra être utilisée pour préparer le retour aux équipes et pour l’analyse postérieure.

Conseils :

• Notez précisément ce qui se passe, sans interpréter immédiatement.
• Capturez les idées ou préoccupations exprimées par les équipes.
• Utilisez des outils comme des grilles d’observation ou des check-lists.

6. Faire un retour et préparer la démarche

Après le Gemba Walk, il est essentiel de préparer un retour constructif aux équipes. Cela consiste à partager vos observations de manière honnête et transparente, en mettant l’accent sur les aspects positifs tout en identifiant les zones d’amélioration. Vous devez également faire un lien entre vos observations et les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le retour doit se faire sous forme de discussion collaborative, où vous pouvez proposer des pistes d’amélioration tout en laissant les équipes exprimer leurs idées. Ce retour doit également inclure des actions concrètes et un plan pour résoudre les problèmes identifiés.

Conseils :

• Planifiez une réunion pour partager les résultats du Gemba Walk.
• Soulignez les réussites tout en abordant les axes d'amélioration.
• Incluez les employés dans le processus de recherche de solutions.

7. Agir et préparer le prochain Gemba Walk

Enfin, un Gemba Walk ne doit pas être un événement isolé. Il doit s'inscrire dans une démarche continue d'amélioration. Après avoir fait un retour aux équipes et pris des actions concrètes pour résoudre les problèmes identifiés, préparez-vous à suivre les progrès. Cela peut inclure un suivi sur les actions mises en place et une réévaluation des processus. En outre, préparez votre prochain Gemba Walk en tenant compte des leçons apprises et en ajustant vos priorités en fonction de l'évolution des enjeux.

Conseils :

• Mesurez l’impact des actions prises suite au premier Gemba Walk.
• Planifiez régulièrement des Gemba Walks pour garantir une amélioration continue.
• Restez flexible pour ajuster les objectifs des visites futures en fonction des retours.