Comment développer le travail collaboratif digital ?

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

C’est un mode de travail qui favorise la collaboration entre plusieurs personnes grâce aux technologies d’information et outils de communication.

Quels sont les avantages du travail collaboratif ?

• Permet de gagner du temps, en groupe il est plus facile pour les collaborateurs d’aller à l’essentiel. Cela permet d’éviter des réunions inutiles.
• Favorise la communication et l’intelligence collective.
• Offre une meilleure organisation, cette méthode permet une meilleure coordination entre les parties prenantes.
• Permet un gain de transparence, l’avancement du projet est connu par tous les collaborateurs impliqués.

Comment mettre en place un projet collaboratif ?

• Choisir les bons outils adaptés aux besoins de l’entreprise.

Il est judicieux de miser sur le partage de documents. Des documents stockés sur le cloud de l’entreprise offrent l’avantage d’être consultable et modifiable à distance.

• Tenir compte du facteur humain.

Pour que le travail collaboratif soit efficace, il faut que les employés soient motivés !

• Former les collaborateurs.

Il est important que les équipes maîtrisent les différents outils mis à disposition, cela permet d’avoir une meilleure expérience.

• Déterminer le degré d’ouverture.

Il faut choisir les bons outils en fonction du public que l’on veut toucher. Si c’est un projet réservé aux salariés, l’utilisation d’un intranet est recommandée. La tailler du groupe de travail va impacter le choix des outils à utiliser.

• Collaborer tout au long du projet.

Il faut que les parties prenantes établissent une analyse commune, les informations doivent être partagées librement entre les équipes.

• Mise en place d’un climat de bienveillance.

Depuis la crise sanitaire, le télétravail a été plus développé. Cela a accentué le besoin  d’outils collaboratifs et les solutions digitales sont devenus indispensables au sein des entreprises. Les solutions digitales sont donc devenues incontournables depuis 2020.

Avec la conjoncture actuelle, la transformation digitale s’est intensifiée notamment avec la création de « digital Workplace ». Cet environnement connecté permet aux collaborateurs d’accéder à tous type de documents et cela où ils le souhaitent car il n’y a pas de limites fixées comme il peut y avoir au sein d’une entreprise. Avec cette solution digitale, la collaboration entre employés est simplifiée car les documents sont partagés en temps réel.

Qu’apportent les outils digitaux ?

• Augmentent la créativité chez les collaborateurs.

Avec ces outils, la communication, la motivation et l’innovation sont favorisées au sein des équipes.

• Permettent aux équipes d’être mobiles.
• Evitent des pertes de temps notamment dans la gestion de projet

Les documents sont partagés de façon instantanée et tous les collaborateurs y ont accès. Les documents sont mieux protégés, ils sont hébergés dans le cloud ou l’intranet de l’entreprise. Cela permet d’avoir accès à tous les documents tout le temps et avec tout type d’appareils

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

• Centralise les différents outils, cela permet d’éviter aux équipes de s’éparpiller et donc de gagner en productivité.
• Permet une meilleure communication et améliore les interactions entre les différents collaborateurs. Les documents sont consultables en simultané, cela permet donc d’optimiser les interactions au sein des différents services de l’entreprise.
• Mise en commun des compétences est simplifiée grâce à la multi collaboration possible dû à la consultation simultanée.
• Favorise l’adaptabilité et l’accessibilité, les collaborateurs s’adaptent plus facilement aux changements.
• Réduit considérablement le temps passé en réunions car celles-ci sont principalement utilisés comme espaces de décision.
• Permet de « booster » la créativité et l’innovation.

Malgré les innovations numériques, la qualité de vie au travail est toujours au centre des occupations. La transformation digitale est donc un allié pour les entreprises.

Avec cette transformation, de nouvelles méthodes de travail apparaissent, celles-ci permettent aux collaborateurs de gagner en efficacité et les entreprises peuvent fluidifier la communication interne via des messageries instantanées ou bien des visioconférences.

Quels outils utiliser pour optimiser le travail collaboratif digital ?

Il est important d’utiliser des outils qui permettent la collaboration en physique mais également à distance (visioconférence…).

Ces outils peuvent être physiques mais également digitaux comme les logiciels de suivis pour piloter son entreprise. SESAHUB est un logiciel de support qui permet aux collaborateurs d’avoir accès aux différents indicateurs utiles lors de réunions à tout moment.

Il est judicieux d’avoir différents outils digitaux qui utilisent le même logiciel de suivi des KPI (indicateurs de performance).

La salle de réunion digitale permet de faire des présentations à un public large mais aussi d’interagir sur la présentation en temps réel. N’importe quel appareil peut se connecter et tous les irritants ont été retirés (câbles…), cela permet à plusieurs personnes de se connecter simultanément. Cet outil permet également d’accéder aux différents indicateurs car le logiciel SESA HUB est intégré. Il peut également servir pour des présentations, des démonstration intéractives…

Afin d’intégrer au mieux les différents outils digitaux, il est important de communiquer et de former les collaborateurs. Cela demande de l’engagement notamment pour les managers qui devront changer leur méthode de management. Pour optimiser le travail, il est important de former les collaborateurs aux différents outils.