Comment digitaliser un processus d’audit interne ?
Un audit interne (ou externe) désigne traditionnellement une opération de contrôle d’un processus, d’une organisation ou de comptes par rapport à un référentiel donné et par un professionnel compétent. S’il est traditionnellement réalisé avec un papier et un crayon, de plus en plus de secteurs ont désormais tendance à le digitaliser…
Pourquoi réaliser un audit interne ?
Réaliser un audit efficace et pertinent est un point stratégique dans la vie d’une entreprise. En effet, l’audit permet de s’assurer de la conformité à une norme de plusieurs éléments (processus, états financiers, organisation…). L’audit est donc une expertise délivrée par un professionnel compétent au regard d’une certaine norme. Identifier les écarts à cette dernière est donc capital pour l’entreprise afin d’identifier ses points de vigilance et d’amélioration. De plus, de réels enjeux sont liés au processus d’audit. En effet, l’audit permet de détecter les anomalies et les risques dans les organismes qu’il examine. De plus, certaines normes ne peuvent être délivrées à une entreprise qu’après une vérification par un audit.
Comment réaliser un audit ?
Avant de réaliser un audit, il faut distinguer les différents types d’audit ainsi que leur finalité. Les deux grands types d’audit sont l’audit interne et l’audit externe. Ces audit peuvent ensuite porter sur différents objets tels qu’un processus, un système ou bien encore un produit. Dans tous les cas, l’audit consiste en une « approche systématique et méthodique » qui peut être divisée en 3 phases : la Planification, l’Exécution et l’Information.
Lors de la Planification, on établit les conditions dans lesquelles l’audit doit se dérouler, notamment en répondant aux 5W (What? Why? Where? When? Who?), soit en Français : Quoi ? Pourquoi ? Où ? Quand ? et Qui ?. Une fois l’étape de la planification bien définie, on peut réaliser l’audit. Il s’agit de l’étape de l’Exécution. L’auditeur va alors contrôler ce qu’il doit auditer par rapport à son référentiel. Une fois cette étape terminée, il y a l’étape de l’Information. C’est l’étape pendant laquelle, l’auditeur fait son retour sur ce qu’il a observé.
L’audit à l’ère de l’Industrie 4.0.
L’Audit peut être considéré comme un outil essentiel dans l’application d’une démarche Lean puisqu’il permet de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue (Kaizen). Grâce à cette démarche il est plus facile d’identifier les points de non conformité pour les corriger. Dans un but de simplification et de gain de temps, les audit internes sont de plus en plus souvent digitalisés. Il existe pour cela plusieurs applications et plusieurs modèles en fonction de ce que l’on souhaite auditer.
C’est notamment le cas de l’application SESA CHECK. Grâce à une interface simple et épurée, l’auditeur choisit son modèle de référence pour l’audit et renseigne les informations de l’audit telles que le service audité, le nom de l’audité, la date… L’application génère ensuite la liste des points à contrôler et les questions auxquelles il faudra répondre pour le bon déroulement de l’audit. A la fin de l’audit, un rapport au format PDF peut être généré et envoyé par mail. Il conviendra alors lors du prochain audit de contrôler de nouveau les points de vigilance identifiés et de vérifier si tous les autres points sont toujours en conformité. Pour en apprendre plus sur SESA CHECK et son utilisation en industrie, vous pouvez consulter notre page dédiée à l’application SESA CHECK.
