Comment gérer ses documents digitaux à son poste de travail ?
L’opérateur, le régleur, le technicien ou toute autre personne dans l’atelier ont besoin au quotidien dans leur travail d’utiliser différents documents. Afin de réaliser leurs différentes tâches ou missions. C’est pourquoi, pour facilité l’accès à ces ressources, SESA SYSTEMS a intégré dans sa nouvelle solution SESAHUB PERFORMANCE un nouveau module dédié à la gestion des documents. Ce logiciel connecté peut être directement accessible depuis le poste de travail.
Quelles sont les difficultés rencontrées par les entreprises dans la gestion des documents papier ?
Encore aujourd’hui, beaucoup d’entreprises continuent d’éditer les documents papier à destination des collaborateurs en production comme par exemple des consignes de sécurité, des fiches d’autocontrôle, des fiches d’instruction, des fiches de validation démarrage, des modes opératoires, des notices de montage, des ordres de fabrication ou encore des fiches de non-conformité production.
La principale difficulté que rencontrent les entreprises concerne la mise à jour de ces documents. En effet, pour beaucoup cela représente une gestion compliquée et fastidieuse de mettre à jour ces documents : qui le fait et quand ? Cela peut entraîner beaucoup d’irritants quand la qualité de vie de travail pour les utilisateurs (perte de temps, frustration, énervement …) et surtout cela peut provoquer des incidents graves sur la production en cours et générer des problèmes de qualité pour le client final.
Au niveau de l’image, cela peut aussi avoir un impact conséquent lors de la visite d’un client chez son fournisseur. Lui présenter un document qui n’est pas à jour en lien avec les commandes et les produits qui passent peut dégrader fortement l’image auprès du client.
Le problème de l’archivage se présente également après avoir saisi ses résultats ou autres informations pendant la journée de travail. Le document doit ensuite être archivé en interne pour des questions de traçabilité. Même principe, pour les sauvegardes de documents, qui réalise cette mission ? Mais surtout sur quelles plateformes ? La perte de ses documents est également souvent remontée par beaucoup d’entreprises.
Que propose le module DOCUMENT de SESAHUB PERFORMANCE ?
SESAHUB Performance est une solution digitale et un outil très simple à utiliser. À l’aide de ce logiciel, l’opérateur appelle et retrouve tous les documents nécessaires à sa mission ou base de connaissance, directement sur son poste. Ces documents sont simplement chargés dans la solution digitale depuis n’importe quel ordinateur de l’entreprise. Ils sont ensuite sauvegardés sur le serveur SESAHUB qui lui est installé sur le serveur de l’entreprise.
Le module offre la possibilité de rattacher chaque document à un onglet pour faciliter sa recherche et la consultation : poste, formation, réunions, maintenance, gestion de projet, diaporama, amélioration continue management. Chaque document peut être positionné à tous les niveaux de l’entreprise c’est-à-dire qu’un document peut être spécifique pour le poste de travail, pour la ligne de production, pour le secteur ou pour l’usine.
Ensuite, l’utilisateur a la possibilité d’indiquer si le document est un modèle unique ou s’il s’agit d’un modèle que l’opérateur va remplir au quotidien comme pour une fiche de validation de démarrage de ligne. Lorsqu’un document est sur la plateforme digitale, plusieurs actions sont possibles : visualiser un document, le modifier, le dupliquer, le supprimer ou l’archiver. Enfin, le module est en mesure de recevoir tout type de format comme Word, Excel, PDF, jpg, mp4, etc.
Quels sont les gains obtenus d’une gestion électronique des documents ?
Le premier bénéfice en utilisant ce type de logiciel s’observe sur le gain de temps pour avoir accès à ses documents. Plus de pertes de temps et de recherche, le document se trouve là où il doit être et quand il doit être. L’opérateur a seulement de se connecter à son profil sur l’application de l’entreprise pour retrouver tous ses documents afin de réaliser parfaitement sa mission. Cela va donc générer moins d’irritants chez les collaborateurs. Retrouver simplement et rapidement ce dont nous avons besoin génère automatiquement de la satisfaction et de la sérénité.
Au niveau des mises à jour, il suffit de modifier le document depuis le module de l’application pour garantir un partage de l’information en conformité avec les attentes des collaborateurs et des clients. Ensuite, pour l’archivage, plus besoin de scanner ou d’utiliser une GED en interne. En effet, tous les documents sont disponibles depuis l’application, par conséquent il n’y a plus de perte de document.
Dans le cadre d’une démarche environnementale, le module contribue à viser le « zéro papier » dans l’entreprise. Respect des documents standards déjà en place et qui fonctionne, pas besoin de changer ou de modifier vos modèles. Enfin, la solution digitale améliore le côté vitrine technologique de l’entreprise vis-à-vis des collaborateurs et aussi du point de vue du client.
Le management visuel digital aide à la gestion des documents
Comme nous venons de le voir, la solution digitale aide à la gestion des documents d’une entreprise. Cette application s’inscrit parfaitement dans le Lean Management. En effet, retrouver facilement les documents, standardiser les sauvegardes et les archivages fait partie intégrante de la méthode 5S. De plus, le fait que les documents soient interconnectés dans l’entreprise est en partie réalisable grâce à l’avancée technologique et l’industrie 4.0.
Pour résumer, les documents sont accessibles depuis tous les écrans connectés, que ce soit une tablette, un écran de réunion ou encore un tableau blanc interactif. Par conséquent, il est plus facile de piloter vos actions à l’aide d’un management qui repose sur le digital.
