Wie digitalisiert man einen internen Auditprozess?
Ein internes Audit (oder externes) ist traditionell ein Vorgang, bei dem ein Prozess oder eine Organisation anhand eines bestimmten Bezugsrahmens und von einem kompetenten Fachmann überprüft wird. Während diese Kontrolle traditionell mit Papier und Stift durchgeführt wird, tendieren nun immer mehr Branchen dazu, sie zu digitalisieren…
Warum sollte ein internes Audit durchgeführt werden?
Die Durchführung eines effizienten und aussagekräftigen Audits ist ein strategischer Aspekt des Geschäftslebens. Denn durch die Prüfung wird sichergestellt, dass verschiedene Elemente (Prozesse, Finanzberichte, Organisation, …) einer Norm entsprechen. Die Prüfung ist also ein Gutachten, das von einem kompetenten Fachmann im Hinblick auf einen bestimmten Standard ausgestellt wird. Abweichungen von diesem Standard festzustellen ist dementsprechend entscheidend für das Unternehmen, um festzustellen, in welchen Punkten man wachsam sein muss und welche Punkte es zu verbessern gilt. Darüber hinaus sind mit dem Prüfungsprozess echte Herausforderungen verbunden. Das Audit ermöglicht es, Anomalien und Risiken in den Strukturen die es untersucht festzustellen. Außerdem können manche Zertifizierungen einem Unternehmen erst nach der Prüfung durch ein Audit ausgestellt werden.
Wie führt man ein Audit durch?
Bevor man ein Audit durchführt, müssen die unterschiedlichen Arten von Audits, sowie ihre jeweiligen Zwecke unterschieden werden. Die zwei Haupttypen sind die externen und internen Audits. Diese Audits können sich dann auf verschiedene Aspekte beziehen, z. B. auf einen Prozess, ein System oder ein Produkt. In jedem Fall besteht ein Audit aus einem „systematischen und methodischen Ansatz“, der in drei Phasen unterteilt werden kann: Planung, Durchführung und Information.
Bei der Planung werden die Bedingungen festgelegt, unter denen die Prüfung stattfinden soll, insbesondere durch die Beantwortung der 5W (What? Why? Where? When? Who?; beziehungsweise Was? Warum? Wo? Wann? Wer?) Sobald die Planung abgeschlossen ist, kann das Audit durchgeführt werden. Es folgt die Durchführungsetappe: Der Auditor wird anhand seines Standards die Prüfung an den zu prüfenden Aspekten durchführen. Sobald diese Etappe abgeschlossen ist, geht man in die Informationsetappe über. In diesem Schritt gibt der Prüfer Feedback über seine Beobachtungen.
Audits zur Zeit von Industrie 4.0.
Das Audit kann als essentielles Instrument zur Umsetzung der Lean-Ansätze gesehen werden, da es einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (Kaizen) ermöglicht. Dank dieses Ablaufes ist es einfacher, Nichtkonformitäten festzustellen, um sie zu korrigieren. Interne Audits werden immer häufiger digitalisiert, mit dem Ziel, die Prüfungsabläufe zu vereinfachen und Zeit zu gewinnen. Hierfür gibt es verschiedene Apps und Modelle, je nachdem was auditiert werden soll.
Dies ist beispielsweise der Fall der App SESA CHECK. Mithilfe eines einfachen und übersichtlichen Interface wählt der Prüfer sein Referenzmodell für das Audit aus und füllt die Auditinformationen aus, wie z. B. die geprüfte Abteilung, den Namen des Geprüften, das Datum… Die App generiert dann die Liste der zu prüfenden Punkte und die Fragen, die für einen reibungslosen Ablauf des Audits beantwortet werden müssen. Am Ende des Audits kann ein Bericht im PDF-Format erstellt und per E-Mail verschickt werden. Beim nächsten Audit sollten Sie dann die ermittelten Wachsamkeitspunkte erneut kontrollieren und prüfen, ob alle anderen Punkte immer noch konform sind. Um mehr über SESA CHECK und seine Verwendung in der Industrie zu erfahren, können Sie unsere Webseite über die SESA CHECK-App besuchen.
