Wie organisiert man ein TOP-5-Meeting?
Erfahren Sie mehr über die Werkzeuge und Methoden, um ein TOP-5-Meeting effektiv zu moderieren.
Meetings gelten oft als zu lang, ineffizient oder zu formell und erzielen nicht immer die gewünschten Ergebnisse. Häufig fehlt der lehrreiche Effekt dieser Besprechungen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Meinungen und Ideen einzubeziehen, die im Unternehmen umgesetzt werden können.
Die Vorbereitung eines TOP-5-Meetings ist essenziell, um den Rahmen der Diskussionen klar zu definieren und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter vor Ort optimal zu nutzen. Dies gewährleistet qualitativ hochwertige Inhalte.
Was ist ein TOP-5-Meeting?
Die TOP-Methode steht für ein System, das es ermöglicht, ein bestimmtes Thema während eines Meetings zu besprechen und zu einer Entscheidung zu kommen. TOP bedeutet: Thema – Ziel – Plan.
Diese Methode steigert die Team-Effizienz, indem sie Zeitverschwendung durch langwierige, ziellose Meetings vermeidet.
Ein TOP-5-Meeting ist ein zentraler Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb eines Projekts, eines Teams oder eines Unternehmens. Der Schwerpunkt liegt auf kurzen Meetings, die auf eine dynamische Weiterentwicklung abzielen.
TOP-5-Meetings finden in der Regel am Tagesbeginn statt und schaffen eine positive Dynamik für Erfolg und Motivation. Ähnlich wie eine Tagesordnung umfasst ein TOP-5-Meeting fünf Hauptpunkte, die vom Manager vorgetragen werden.
Um die Ziele und Ergebnisse zu verdeutlichen, ist ein visuelles Hilfsmittel unverzichtbar. Studien zeigen, dass das Gedächtnis und die Aufmerksamkeit durch visuelle Unterstützung mit klaren Piktogrammen deutlich gesteigert werden. Diese visuelle Unterstützung erleichtert die unmittelbare Identifikation und macht visuelles Management zu einem entscheidenden Faktor.
Struktur und Ablauf eines TOP-5-Meetings
Die Moderation des Meetings erfolgt zügig, jedoch organisiert.
Die Tagesordnung gliedert sich in fünf Hauptpunkte:
- Leistungsbewertung: Analyse der Zielerreichung über einen festgelegten Zeitraum. Ziel ist es, Fortschritte oder Verzögerungen im Vergleich zu den gesetzten Zielen zu erkennen.
- Ziele: Die Bewertung der Leistung dient auch zur Bestätigung oder Anpassung der gesetzten Ziele. Oft handelt es sich hier um eine kurze Erinnerung, die die Teammitglieder stärker einbindet.
- Aktionsplan: Wie können die Ziele erreicht werden? Welche Strategien, Werkzeuge und Methoden sind erforderlich?
- Aktueller Status: Überblick über den Zustand des Unternehmens, der Werkstatt oder des Teams (Prioritäten, Neuigkeiten usw.).
- Allgemeine Punkte: Sicherheits- oder Qualitätsrichtlinien, Beantwortung offener Fragen und ein motivierender Abschluss für die anstehende Arbeit.
Die während des Meetings verwendeten Hilfsmittel sollten am Arbeitsplatz (Werkstatt, Abteilung usw.) sichtbar bleiben. So können die Teilnehmer die Inhalte und Ziele auch nach dem Meeting einsehen. Dies dient als pädagogische Strategie und Trainingsmethode durch den Austausch.
In TOP-5-Meetings spielt die Kommunikation eine entscheidende Rolle. Die Diskussion sollte interaktiv sein, und die Sprechzeit sollte folgendermaßen aufgeteilt werden:
- 80 % für das Team: Diese Methode fördert Austausch, Engagement und den Einsatz von Techniken für kontinuierliche Verbesserungen.
- 20 % für den Manager: Der Manager moderiert den Austausch, verfolgt Projekte und entwickelt Lösungen für mehr Effizienz.
Visuelle Unterstützung kann auch digital erfolgen, z. B. über ein Dashboard, das Indikatoren in Echtzeit anzeigt und alle Ziele zusammenfasst. Tools wie E-MEETING oder SESAHUB ermöglichen die digitale Verwaltung dieser Daten.
Wie bereitet man ein TOP-5-Meeting vor?
Die Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem kurzen und effizienten Meeting. Dafür sind folgende Schritte notwendig:
- Bereitstellung eines visuellen Hilfsmittels wie eines Whiteboards oder einer Pinnwand mit den aktuellen und zukünftigen Themen.
- Aktualisierung der Ergebnisse vorheriger Indikatoren auf dem visuellen Medium, um eine sofortige Übersicht und Verständnis zu gewährleisten.
- Beantwortung offener Fragen aus dem vorherigen Meeting, sofern notwendig, und Integration der Antworten auf dem Medium.
- Kennzeichnung aller relevanten Informationen, Anweisungen oder Daten.
- Feststellung des Fortschritts bei Projekten oder Zielen, Hervorhebung abgeschlossener oder unerreichter Punkte sowie Analyse der Gründe für deren Scheitern.
Das Meeting sollte präzise, störungsfrei und faktenbasiert sein.
Schulung und Begleitung
Zur besseren Vorbereitung kann es sinnvoll sein, eine Schulung zu durchlaufen. Kollegen oder Vorgesetzte können das erste Meeting begleiten, um Feedback und Verbesserungsvorschläge zu geben.
Nach dem TOP-5-Meeting
Die angesprochenen Themen und Punkte sollten nach dem Meeting analysiert und bearbeitet werden. Dies kann durch die Erstellung von Protokollen, Vorschlägen oder Regeln erfolgen. Falls andere Abteilungen betroffen sind, müssen diese Punkte mit den jeweiligen Verantwortlichen geklärt werden.
Die Fortschritte oder Hindernisse dieser Punkte werden im nächsten TOP-5-Meeting erneut aufgegriffen. Ziel ist es, die Dynamik der kontinuierlichen Verbesserung aufrechtzuerhalten, um alle Ziele zu erreichen oder näher an sie heranzukommen.
Die Vorteile des TOP-5-Meetings
TOP-5-Meetings sind integraler Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung und bewährter Praktiken. Sie sollten wöchentlich oder täglich organisiert werden. Diese Treffen fördern nicht nur den Austausch über die Unternehmensleistung, sondern schaffen auch mehr Bewusstsein für Werkzeuge, Techniken und Methoden.
Hauptziele dieser Meetings sind:
- Steigerung der Effizienz und Entwicklung des Unternehmens.
- Identifikation von Schulungsbedarf oder ineffizienten Praktiken.
- Beseitigung von Verschwendung (Muda), wenn diese erkannt wird.
Kommunikation und Zuhören sind essenziell für den internen Erfolg und die Minimierung von Missverständnissen.
Fazit
TOP-5-Meetings ermöglichen es, Projekte und Strategien effektiv zu verfolgen und umzusetzen. Sie sind ein hervorragender Ansatz, um Effizienz zu steigern und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Durch die Besprechung von Situationen und die Zuweisung von Aktionsplänen wird der Fortschritt analysiert und optimiert.
