Our advice for a successful Gemba Walk in industry

Gemba is a Japanese word meaning “the actual place”. In other words, this word refers to the place where added value is created, where problems arise and where improvements are found. For industrial companies, this refers to the production shop floor. For others, this represents offices. The principle is that we find the best suggestions for improvements for direct and significant gains in the field.

Who should go into the field, and why?

A company manager does not have the same vision and decisions as an operational manager, in view of these responsibilities. The latter also does not have a precise and detailed understanding of what happens in the field. How can managers and executives manage the everyday or make decisions without this field knowledge? Lean management is based on this knowledge. Gemba is field management allowing them to identify genuine waste in the field, also known as MUDA.

Definition and objective of the Gemba Walk

The Gemba Walk represents the application of these aspects: it is a factory tour completed by the manager. To meet employees, this walk must be completed on foot and on-site. This visit must be regular to check if improvements made are working and adopted, remaining improvements, to identify new waste and places of value. But above all, the Gemba Walk helps identify malfunctions through the operators. As a result, consistent guidelines and their application is crucial to respect the company’s LEAN culture and standards. That is why a manager aims to enforce LEAN standards defined within the company, as well as continually improve processes.

What are the benefits of Gemba?

Gemba prioritises discussions in the field to avoid meetings in a room. The general aim of the Gemba Walk is applied from operator level through to management. The interest is to develop direct contact with reality for improved understanding and resolution of the problem. That is why teamwork is crucial to collectively resolve the problem and to work more effectively. This attitude is more motivating for employees, with more direct links for improved group efficiency.

The 7 steps of a successful Gemba Walk

• 1. When a failure arises, you must go to the location of the problem on site immediately
• 2. Gradually analyse the process in question without seeking instant solutions
• 3. Question employees to better understand the situation and the problem
• 4. Take responses into account without hasty judgement or quick decisions
• 5. Conduct a detailed analysis down to the root cause using problem resolution tools
• 6. Define the corrective actions to put in place
• 7. Implement and track corrective actions

Every day, following a production walk, managers organise a meeting with their employees The walk and results are reviewed. As a general rule, connected screens are used to successfully conduct these meetings. These screens present data in real-time and are based on digital visual management. Following this, the working day is organised depending on these results.  It is used to verify that the results comply with the expected objectives and to implement new actions which will be deployed, where applicable.

A digital Gemba Walk using a touch screen tablet

SESA SYSTEMS has designed software to conduct digital walks: SESAHUB Performance. Equipped with a tablet like an E-STATION, a 10.1” touch screen tablet, you can conduct a Gemba Walk. This type of tablet is useful on the move, but also for being associated with a production workstation. Working with a tablet nearby allows a team manager to enter and display all watch points each day, production results and quality, in real-time on SESAHUB, either daily or on an hourly scoreboard for three teams.
Various information can also be entered. For example the quantity produced, maintenance or machine failures.

The objective is to have a “paperless” workstation, with a screen used to access useful information via the SESAHUB digital platform. For more ergonomic use, different accessories are available such as a protective cover on a shoulder strap, or a pivoting wall mount. The E-STATION tablet is also used in production factories to provide direct access to all the information required for the operator to complete their work on their machine, with a real-time transfer to the company’s server. These principles are based on industry 4.0.

Qui doit aller sur le terrain et dans quel but ?

Un dirigeant d’entreprise n’a pas la même vision et décision qu’un manager opérationnel, au vu de ces responsabilités. Ce dernier n’a pas non plus une connaissance précise et détaillée de ce qu’il se passe sur le terrain. Ainsi comment les dirigeants et managers peuvent piloter au quotidien ou prendre des décisions sans cette connaissance du terrain ? C’est sur cette connaissance que repose du Lean management. Ainsi, le Gemba est un management de terrain leur de percevoir les réels gaspillages du terrain, autrement appelé MUDA.

Définition et objectif du Gamba Walk, ou tour de terrain

Le Gemba Walk représente la mise en application de ces propos, c’est donc un tour de l’usine réalisé par le manager. Pour rencontrer les collaborateurs, ce circuit doit être réalisé à pied sur le site. Cette visite du terrain doit être régulière afin de vérifier si les améliorations réalisées fonctionnent et sont adoptées, les améliorations restantes, identifier de nouveaux gaspillages et les lieux de valeur. Mais surtout le Gemba Walk permet de déceler les dysfonctionnements à l’aide des opérateurs. Par conséquent, la cohérence des consignes et de leurs applications est indispensable pour respecter  les standards et la culture LEAN de l’entreprise. C’est pourquoi un manager a pour mission de faire respecter les standards LEAN définis dans l’entreprise ainsi que d’améliorer les processus en continu.

Quels sont les avantages du Gemba ?

Le Gemba privilégie la réflexion sur le terrain pour éviter des réunions dans une salle. L’état d’esprit du tour de terrain, autrement appelé Gemba Walk, est appliqué du niveau opérateurs terrain jusqu’à la direction. En effet, l’intérêt est de développer un contact direct avec la réalité pour une meilleure compréhension et résolution du problème. C’est pourquoi l’esprit d’équipe est fondamental pour résoudre collectivement la problématique découverte et ainsi être plus efficace. Cette attitude est plus motivante pour les collaborateurs avec des liens plus directs pour une meilleure efficience collective.

Les 7 étapes pour mener à bien son Gemba Walk

• 1. Dès l’apparition d’une défaillance, il faut se rendre sur place de suite sur le lieu du problème à éliminer
• 2. Analyser graduellement le processus concerné, sans rechercher de solutions instantanées
• 3. Questionner les collaborateurs pour mieux comprendre la situation et le dysfonctionnement
• 4. Prendre en compte les réponses sans jugement hâtif et sans décisions rapides
• 5. Engager une analyse détaillée jusqu’à la cause racine avec des outils de résolutions de problèmes
• 6. Définir les actions correctives à mettre en place
• 7. Réaliser et suivre les actions correctives

Tous les jours, à la suite du tour de production, les responsables organisent une réunion avec leurs collaborateurs. À travers celle-ci le tour de ainsi ainsi que les résultats sont commentés. En règle générale, ce sont des écrans connectés qui sont utilisés pour mener à bien ces réunions. En effet, ces écrans présentent des données en temps réels et reposent sur du management visuel digital. Suite à cela, la journée de travail s’organise en fonction de ces résultats.  C’est-à-dire que cela permet de vérifier que les résultats sont conformes aux objectifs attendus et ainsi de mettre en place les nouvelles actions qui seront déployées le cas échéant.

Un Gemba Walk numérique à l’aide d’une tablette tactile

SESA SYSTEMS a conçu un logiciel permettant de réaliser des tours de terrain de manière digital : SESAHUB Performance. Doté d’une tablette telle qu’une E.STATION, une tablette tactile de 10,1 pouces, vous pouvez réaliser un Gemba Walk. Ce type de tablette est donc utile pour une utilisation en itinérance, mais également pour être associée à un poste de travail en production. Travailler avec une tablette à proximité de soi permet de saisir et d’afficher en temps réel sur SESAHUB tous les points de surveillance à contrôler tous les jours par le chef d’équipe, les résultats de production et qualité soit en journalier ou sur un tableau de marche heure par heure sur trois équipes.
De nombreuses informations diverses peuvent également être saisies. Par exemple la quantité produite, la maintenance ou encore les pannes machines.

L’objectif est de travailler en « zéro papier »  au poste de travail avec un écran qui permet d’appeler toutes les informations utiles via la plateforme numérique SESAHUB. Pour une meilleure utilisation ergonomique, différents accessoires sont disponibles tels qu’une housse de protection en bandoulière ou support mural pivotant. La tablette E.STATION est également utilisée dans les usines de production pour donner un accès direct à toutes les informations nécessaires à l’opérateur pour réaliser son travail sur sa machine avec un transfert en temps réel sur le serveur de l’entreprise. Ces principes reposent sur l’industrie 4.0.