Wie sind Ihre Dokumente in der Industrie elektronisch zu verwalten?
Die Personen, die Maschinen bedienen oder einstellen, die Techniker oder alle anderen Personen in der Werkstatt müssen bei ihrer täglichen Arbeit unterschiedliche Dokumente handhaben, um die verschiedenen Aufgaben oder Aufträge zu erledigen. Aus diesem Grund hat SESA SYSTEMS in seine neue Lösung SESAHUB PERFORMANCE ein neues Modul für das Dokumentenmanagement integriert, das den Zugang zu diesen Ressourcen erleichtert. Diese vernetzte Software ist direkt am Arbeitsplatz verfügbar.
Mit welchen Schwierigkeiten haben die Unternehmen beim papiergestützten Dokumentenmanagement zu kämpfen?
Auch heute noch erstellen viele Unternehmen Papierdokumente für ihre Mitarbeiter in der Produktion wie beispielsweise Sicherheitshinweise, Datenblätter zur Selbstkontrolle, Anweisungen, Startfreigaben, Arbeitsanweisungen, Montageanleitungen, Fertigungsaufträge oder auch Fehlermeldungen.
Die Hauptschwierigkeit für diese Unternehmen ist die Aktualisierung dieser Dokumente. Die Aktualisierung dieser Dokumente ist für viele unter ihnen eine komplizierte und mühsame Aufgabe. Wer erledigt sie und wann? Dies kann zu einem Reizthema für die Mitarbeiter am Arbeitsplatz werden (Zeitverlust, Frustration, Verärgerung usw.) und kann vor allem zu beträchtlichen Störungen der laufenden Produktion und Qualitätsproblemen für den Endkunden führen.
Was den Ruf angeht, so kann dies auch Auswirkungen bei einem Kundenbesuch beim Lieferanten mit sich bringen. Die Übergabe eines nichts aktualisierten Dokumentes für Bestellungen und Produkte kann den Unternehmensruf in den Augen der Kunden beträchtlich verschlechtern.
Die Archivierung wird auch zum Problem, nachdem die Ergebnisse oder anderen Informationen während des Arbeitstages eingegeben wurden. Das Dokument muss anschließend zum Zweck der Rückverfolgbarkeit intern archiviert werden. Dasselbe gilt für die Dokumentenspeicherung. Wer ist dafür verantwortlich? Und auf welchen Plattformen findet sie statt? Der Dokumentenverlust wird häufig von vielen Unternehmen angesprochen.
Was bietet das DOKUMENTENMODUL von SESAHUB PERFORMANCE?
SESAHUB Performance ist eine digitale Lösung und ein benutzerfreundliches Tool. Mithilfe dieser Software benennt und findet der Bediener alle für seinen Auftrag oder seine Wissensdatenbank notwendigen Dokumente direkt an seinem Arbeitsplatz. Diese Dokumente können von jedem beliebigen Computer des Unternehmens in die digitale Lösung hochgeladen werden. Anschließend werden sie im SESAHUB-Server gespeichert. Dieser ist auf dem Unternehmensserver installiert.
Das Modul bietet die Möglichkeit, jedes Dokument einem Reiter zuzuordnen, damit es einfacher gefunden und angezeigt werden kann: Arbeitsplatz, Schulung, Sitzungen, Instandhaltung, Projektmanagement, Slideshow, kontinuierliche Verbesserung, Management. Jedes Dokument kann auf allen Ebenen des Unternehmens positioniert werden. Das heißt, dass ein Dokument spezifisch für einen Arbeitsplatz, eine Produktionslinie, eine Abteilung oder die Fabrik sein kann.
Der Nutzer hat anschließend die Möglichkeit, anzugeben, ob das Dokument ein Einzelmodell ist oder ob es sich um eine Vorlage handelt, die im Alltag ausgefüllt werden muss, wie beispielsweise eine Bestätigung für den Start einer Produktionslinie. Wenn sich ein Dokument auf der digitalen Plattform befindet, dann sind mehrere Aktionen möglich: Visualisierung, Bearbeitung, Duplizierung, Löschung oder Archivierung des Dokuments. Das Modul kann unterschiedliche Formate wie Word, Excel, PDF, jpg, mp4 uvm. verarbeiten.
Welche Vorteile bringt das elektronische Dokumentenmanagement?
Der erste Vorteil dieser Art von Software ist die Zeitersparnis beim Zugang zu den Dokumenten. Man verliert keine Zeit mehr mit Suchen, denn das Dokument ist genau zum richtigen Zeitpunkt wo es sein soll. Der Bediener muss sich nur mit seinem Konto in den Unternehmensanwendungen anmelden, um alle seine Dokumenten zu finden und seine Aufgaben erfüllen zu können. Das bedeutet, dass es weniger Probleme für die Mitarbeiter geben wird. Denn wenn man das Gesuchte schnell und problemlos findet, ist man automatisch zufrieden und gelassen.
Was die Aktualisierungen angeht, so reicht es völlig aus, das Dokument im Modul der Anwendungen zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass die Informationen entsprechend den Erwartungen der Mitarbeiter und Kunden geteilt werden. Für die Archivierung muss man Dokumente nicht länger scannen und man braucht kein internes, elektronisches Dokumentenmanagement mehr. Tatsächlich sind alle Dokumente in der Anwendung abrufbar. So wird Dokumentenverlust vermieden.
Im Rahmen einer Umweltstrategie trägt das Modul dazu bei, die papierlose Funktionsweise des Unternehmens umzusetzen. Bereits bestehende und gut funktionierende Standarddokumente müssen nicht geändert oder bearbeitet, sondern können beibehalten werden. Zu guter Letzt verbessert die digitale Lösung die technologische Außenwirkung des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitern und den Kunden.
Das Visual Digital Management unterstützt das Dokumentenmanagement
Wie wir gerade gesehen haben, ist die digitale Lösung eine Unterstützung beim Dokumentenmanagement eines Unternehmens. Diese Anwendung passt perfekt zum Lean Management. Das einfache Auffinden der Dokumente und die Standardisierung des Speicher- und Archivierungsprozesses sind wichtiger Bestandteil der 5S-Methode. Außerdem ist die Tatsache, dass die Dokumente im Unternehmen vernetzt sind, zum Teil auch dank des technologischen Fortschritts und der Industrie 4.0 umsetzbar.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Dokumente auf allen vernetzten Bildschirmen abrufbar sind, egal ob es sich um ein Tablet, einen Sitzungsbildschirm oder ein interaktives Whiteboard handelt. Dementsprechend ist es einfacher, Ihre Aktionen mithilfe eines Managements durchzuführen, das sich auf digitale Tools stützt.
