5 Schritte zur Verwaltung des digitalen Änderungsmanagements
Mit der Weiterentwicklung der Technologien investieren alle Unternehmen zunehmend in die Digitalisierung ihrer Prozesse. Das ist die 4. industrielle Revolution oder die Fabrik der Zukunft. Es ist eine neue Organisation der Produktionsmittel durch die Integration neuer Technologien in die Wertschöpfungskette von Unternehmen. Der digitale Wandel stützt sich auf Grundlagen, die festgelegt werden müssen, damit sie richtig umgesetzt werden können:
- 1. Eine präzise Strategie mit klaren Zielen
- 2. Ein benutzergebundenes Konzept, das entsprechend den Erwartungen personalisiert ist
- 3. Die Integration von Softwares, Plattformen oder auch neuen Technologien, die diesen Ansatz verfolgen und für eine Harmonisierung im Unternehmen sorgen.
Wie sehen die Schritte des Änderungsmanagements mit der Digitalisierung aus?
Schritt 1 – Die Vorbereitung
Das Änderungsmanagement ist ein Schlüsselfaktor für den Digitalisierungsprozess. Der Schlüssel zum Erfolg liegt tatsächlich im Management der Teams: Die Menschen müssen im Zentrum des Projekts stehen. Zahlreiche Studien zeigen, dass alle Veränderungen zu Unverständnis und Unsicherheit bei den Mitarbeitern führen, die bereits einige Zeit im Unternehmen sind und die in ihrem Berufsalltag ein „Gleichgewicht“ gefunden haben. Ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess sorgt dafür, dass sie in das Projekt miteinbezogen werden und dass sie so viele Ideen wie möglich beitragen, um sich voll und ganz in diesen neuen Ansatz zu integrieren. Ohne dieses allgemeine Engagement verliert der digitale Wandel seinen Sinn und wird die erwarteten Ergebnisse nicht erreichen.
Die Ziele dieses ersten Schrittes sind die Motivation der Personen, die die Veränderungen des digitalen Wandels gestalten und die Antizipation der damit verbundenen Risiken.
Schritt 2 – Die Definition
In diesem zweiten Schritt werden die gewünschten Ergebnisse sowie der Entwurf der Nutzererfahrung durch neue, integrierte Technologien definiert. Man muss die Elemente der Lösung mit allen Parametern definieren und einen Leitfaden für den Vorgang finden. Eines der wichtigsten Elemente ist die Durchführung regelmäßiger Lenkungssitzungen bezüglich der Leistungsfähigkeit mit den verschiedenen Akteuren. Dazu müssen die Beteiligten im Voraus für ein Änderungsmanagement sensibilisiert werden, das die neue digitale Strategie enthält (Ziele, Leistungskennzahlen, langfristige Vision). Das Ziel ist die Identifizierung der wichtigsten Punkte, durch die die entsprechenden Akteure abhängig von ihren Rollen und Verantwortlichkeiten diese Strategieänderung erfolgreich durchführen können.
Schritt 3 – Die Ästhetik
Die Ästhetik oder das Design ist ein wichtiger Punkt bei der Einführung des digitalen Wandels. Während der Entwurfsphase wird ein präziser Plan für den digitalen Wandel festgelegt, der die Daten modelliert und alle Beteiligten in einer gemeinsamen Vision zusammenführt. Dazu müssen die Rollen des Teams und aller an diesem Prozess Beteiligten gestärkt werden. Die Einführung eines Änderungsplans mit messbaren Leistungskennzahlen ermöglicht die Messung der Bereitstellung. Dies stützt sich auf die festgelegte digitale Strategie. Ein anderes Schlüsselelement ist der Schulungsplan für den digitalen Wandel, denn mithilfe dieses Plans können die Beteiligten den Vorgang besser verstehen und sie sind autonom und können die Veränderungen steuern. Das endgültige Ziel ist die Erstellung eines globalen, strategischen Aktionsplans mithilfe von realistischen, thematisch geordneten Aktionsplänen, die gemessen werden können und über festgelegte Fristen verfügen.
Schritt 4 – Umsetzung und Analyse
Das Änderungsmanagement wird in mehrere Schritte aufgeteilt: der Entwurf, die Erstellung und schlussendlich die Überprüfung. Diese Schritte sind die logische Folge der Umsetzung des digitalen Wandels. Mit den Projektmanagementtools, die Aktionspläne und Aufgaben erstellen, kann man die Fortschritte ganz einfach messen. Die Tatsache, dass ein exklusives Umfeld für das Projektmanagement geschaffen wird, „zwingt“ die Verantwortlichen für den Wandel, die Projektleiter und alle am Wandel beteiligten Personen dazu, zusammenzuarbeiten und sich auszutauschen. Die Aktivitäten dieser Sitzungen umfassen Folgendes:
- 1. Aufgaben aufteilen und den verschiedenen Akteuren zuteilen
- 2. Die zugewiesenen Aufgaben in einem Umfeld besprechen, indem es um allgemeines Projektmanagement geht und an dem alle unterschiedlichen Abteilungen teilhaben
- 3. Eine Brücke schlagen zwischen dem Willen zur Veränderung, den Richtlinien und der technischen Entwicklung
- 4. Regelmäßige Arbeitssitzungen festlegen, um die Relevanz der erstellten Aktionspläne zu überprüfen
- 5. Alle Aufgaben der Aktionspläne sorgfältig überwachen und erledigen.
Schritt 5 – Der Start
Die Startphase ist natürlich ausschlaggebend. Die Änderung muss mit der Nutzung neuer digitaler Tools geschehen. Wenn das Änderungsmanagement eng mit dem digitalen Wandel verknüpft ist, dann haben die Beteiligten bereits alles in der Hand, um diesen Prozess richtig durchzuführen. Das setzt voraus, dass alle Aktivitäten vor der Startphase bereits umgesetzt wurden, dass die am Änderungsmanagement beteiligten Personen richtig informiert wurden, dass die operativen Prozesse angepasst wurden, um die Benutzerdaten schrittweise zu erhöhen und dank der Digitalisierung so von der Informationszentralisierung zu profitieren. Es geht darum, das Unternehmen so gut wie möglich zu organisieren, damit der digitale Wandel Sinn ergibt und damit alle Beteiligten diesen Wandel mitgestalten können.
Zusammenfassung
Der digitale Wandel ist ein Wendepunkt für viele Unternehmen. Er erweist sich im Laufe der Jahre als notwendig, denn er bietet unendlich viele Entwicklungsmöglichkeiten und kann in einigen Fällen sogar zur „Überlebensstrategie“ werden. Nichtsdestotrotz handelt es sich dabei um einen heiklen Vorgang, der sehr viel Vorbereitungsarbeit und Prozessumstrukturierung benötigt. Ein effizientes Änderungsmanagement ist ebenfalls ein Schlüssel zum Erfolg. Die Transformationspläne müssen präzise sein, genau überprüft und regelmäßig kontrolliert werden, um relevant zu bleiben. Ein Transformationsplan ist also erfolgreich, wenn die Personen, die die Änderungen gestalten, das Digital Management und die integrierten digitalen Tools nutzen, um Mehrwert zu schaffen.
